Poradniki o fakturach, KSeF, VAT, JPK, magazynie, księgowości i prowadzeniu firmy. Praktyczna wiedza dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych.
Własny sklep internetowy daje kontrolę nad marką, cenami i relacją z klientem. Ma jednak jedną wadę: ruch trzeba do niego sprowadzić. Marketplace działa odwrotnie. Klienci już tam są, szukają produktów i często wchodzą na platformę z konkretnym zamiarem zakupu. Sprzedawca płaci za ten dostęp prowizją i częściowo rezygnuje z kontroli nad sposobem sprzedaży.
Czytaj dalejPismo z urzędu o kontroli zwykle uruchamia ten sam scenariusz: księgowość zaczyna przeglądać segregatory, właściciel szuka starych umów, a ktoś wpada na pomysł, żeby na wszelki wypadek wydrukować wszystkie faktury z ostatnich pięciu lat.
Czytaj dalejSztuczna inteligencja w salonie beauty nie musi oznaczać kamery analizującej twarz klientki ani robota wykonującego zabieg. Najbardziej użyteczne zastosowania są znacznie mniej widowiskowe: odpowiadanie na powtarzające się pytania, przygotowywanie treści, analizowanie grafiku, odzyskiwanie klientek, porządkowanie danych i wychwytywanie wolnych terminów.
Czytaj dalejSklep ma 12 sztuk produktu. Jedną sprzedaje na Allegro, dwie przez własny sklep internetowy i kolejną na innym marketplace. Bez synchronizacji ktoś musi pilnować, żeby we wszystkich kanałach stan zmienił się odpowiednio szybko.
Czytaj dalejSerwis komputerowy rzadko wystawia wyłącznie prostą fakturę za jedną usługę. Na dokumencie może znaleźć się diagnoza, robocizna, dysk SSD, pamięć RAM, zasilacz i dodatkowa usługa instalacji systemu. Część klientów to osoby prywatne, część firmy, a niektóre naprawy kończą się zaliczką, sprzedażą części albo kilkoma dokumentami.
Czytaj dalejPrzy kilkunastu zamówieniach dziennie fakturę można jeszcze wystawić ręcznie. Przy kilkuset zaczyna to być jedna z tych czynności, które nie powinny wymagać pracy człowieka. Base.com może pobrać zamówienie ze sklepu albo marketplace’u, rozpoznać odpowiedni moment procesu, utworzyć fakturę, przekazać ją do programu księgowego lub KSeF, a następnie wysłać dokument klientowi. Wszystko może wydarzyć się bez otwierania konkretnego zamówienia przez pracownika.
Czytaj dalejTak. Zakończenie roku nie oznacza, że 1 stycznia znika możliwość wystawienia faktury za grudniową sprzedaż. W wielu przypadkach jest to wręcz zupełnie normalna sytuacja.
Czytaj dalejKlient dostaje fakturę z terminem płatności za 14 dni. Mija termin, pieniędzy nie ma, a pracownik firmy dopiero po tygodniu zauważa zaległość i zaczyna pisać wiadomości. Przy kilku fakturach miesięcznie można sobie z tym poradzić ręcznie. Przy kilkuset szybko okazuje się, że samo pilnowanie terminów zajmuje więcej czasu niż wysłanie przypomnienia.
Czytaj dalejFaktura dla klienta ze Słowacji może wyglądać na prostą transakcję unijną, ale samo słowo „Słowacja” nie mówi jeszcze, jak rozliczyć VAT. Inaczej wystawia się fakturę za towar wysłany słowackiej firmie, inaczej za usługę wykonaną dla przedsiębiorcy, a jeszcze inaczej przy sprzedaży internetowej konsumentowi.
Czytaj dalejMagazyn sprzętu fitness ma dość niewdzięczny asortyment. Z jednej strony są w nim drobiazgi – gumy treningowe, uchwyty, maty czy zaciski. Z drugiej bieżnie ważące ponad 100 kg, atlasy, ławki, rowery treningowe i zestawy obciążeń zajmujące całe palety.
Czytaj dalejInformacja, że kontrahent „wszedł w restrukturyzację”, nie oznacza jeszcze, że fakturę można spisać na straty. Nie oznacza też, że wystarczy wysłać kolejne wezwanie do zapłaty i skierować sprawę do komornika.
Czytaj dalejERP i WMS często pojawiają się obok siebie w rozmowach o magazynie, ale rozwiązują inne problemy. ERP patrzy na firmę szeroko: sprzedaż, zakupy, finanse, produkcję, zapasy czy rozliczenia. WMS schodzi poziom niżej i koncentruje się na tym, co rzeczywiście dzieje się w magazynie.
Czytaj dalejSklep zoologiczny jest specyficznym biznesem. Z jednej strony sprzedaje rzeczy kupowane regularnie – karmę, żwirek, podłoża czy przysmaki. Z drugiej ma ogromną liczbę produktów, które mogą miesiącami leżeć na półce: legowiska, transportery, zabawki, preparaty, akcesoria akwarystyczne czy wyposażenie klatek.
Czytaj dalejBieżnia za 18 000 zł, komplet hantli za 3 000 zł i mata za 150 zł mogą służyć dokładnie temu samemu celowi, ale podatkowo nie muszą być rozliczane w ten sam sposób. Przy sprzęcie treningowym znaczenie ma nie tylko cena. Trzeba sprawdzić, kto go kupuje, gdzie będzie używany, jak długo ma służyć firmie i czy poszczególne elementy są samodzielnymi przedmiotami.
Czytaj dalejDobrze zaprojektowany magazyn nie musi być większy ani bardziej zautomatyzowany, żeby realizować zamówienia szybciej. Często największą różnicę robi samo rozmieszczenie produktów. Jeżeli pracownik przez większość zmiany chodzi między odległymi regałami, wraca w te same alejki albo przeciska się z wózkiem przez zatłoczone strefy, problemem nie musi być jego tempo pracy. Problemem może być układ magazynu.
Czytaj dalejStoły, krzesła, projektor, ekran, monitor, nagłośnienie, tablica, laptop prowadzącego – urządzenie sali szkoleniowej potrafi oznaczać jednorazowy wydatek na kilkanaście albo kilkadziesiąt tysięcy złotych. Nie znaczy to jednak, że całość trzeba potraktować jako jeden środek trwały i amortyzować przez kilka lat.
Czytaj dalejZmiana programu do faktur wygląda niewinnie, dopóki firma nie zacznie przygotowywać migracji. Wtedy okazuje się, że w dotychczasowym systemie są nie tylko faktury, ale też baza kontrahentów, produkty, cenniki, szablony dokumentów, płatności, automatyczne przypomnienia, integracja z księgowością, sklepem internetowym, bankiem czy KSeF.
Czytaj dalejWdrożenie systemu ERP rzadko wygląda jak zwykła usługa wykonana jednego dnia. Najpierw jest analiza procesów, później konfiguracja systemu, migracja danych, integracje, testy, szkolenie pracowników i dopiero na końcu uruchomienie produkcyjne. Całość może trwać kilka miesięcy.
Czytaj dalejKontrahent informuje, że od przyszłego tygodnia nie działa już jako „Jan Kowalski Usługi”, tylko jako „JK Solutions sp. z o.o.”. Albo dotychczasowa spółka komandytowa została przekształcona w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Czytaj dalejTak, ale pod jednym warunkiem: firma nie może istnieć wyłącznie dlatego, że dziś dwa popularne programy nie potrafią się ze sobą połączyć. Integracje API mogą być bardzo dobrym biznesem. Klient, który raz podłączy sklep, księgowość, CRM, magazyn czy system płatności i oprze na tym codzienną pracę, niechętnie zmienia rozwiązanie. Powstaje wysoki koszt odejścia, regularny abonament i możliwość dokładania kolejnych integracji.
Czytaj dalejPrzegląd komina kończący się słowami „wszystko w porządku” nie wystarcza. Właściciel albo zarządca budynku powinien mieć możliwość wykazania, że kontrola faktycznie została wykonana, przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia i z określonym wynikiem.
Czytaj dalejFirma projektowa kupuje AutoCAD i dostaje fakturę na kilka tysięcy złotych. Pierwsza myśl: droga licencja na program, więc trzeba ją amortyzować. Przy obecnym modelu sprzedaży Autodesk często będzie to jednak błędne założenie.
Czytaj dalejProfesjonalny skaner może kosztować 1500 zł, ale urządzenia do szybkiej digitalizacji dokumentów, archiwów czy wielkoformatowych projektów potrafią kosztować kilkanaście albo kilkadziesiąt tysięcy. Podatkowo nie rozlicza się ich wszystkich w taki sam sposób. Najważniejsze są trzy rzeczy: wartość urządzenia, przewidywany czas użytkowania i to, czy firma może odliczyć VAT.
Czytaj dalejKlient zamawia towary za 30 000 zł, a po wystawieniu faktury prosi: „Czy można zrobić z tego trzy faktury po 10 000 zł?”. Albo chce osobny dokument dla każdego działu, projektu czy rodzaju usługi. Technicznie wystawienie kilku dokumentów jest proste. Podatkowo nie zawsze można jednak potraktować wystawioną już fakturę jak plik, który da się usunąć i przygotować od początku.
Czytaj dalej