Poradniki o fakturach, KSeF, VAT, JPK, magazynie, księgowości i prowadzeniu firmy. Praktyczna wiedza dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych.
Brak popularnego produktu zwykle nie zaczyna się w momencie, gdy magazyn pokazuje zero. Problem powstał wcześniej: zamówienie do dostawcy wysłano za późno, sprzedaż nagle przyspieszyła, stan w systemie nie zgadzał się z rzeczywistością albo nikt nie uwzględnił, że dostawa zamiast czterech dni trwa obecnie dwa tygodnie.
Czytaj dalejProgram do faktur dla biura rachunkowego powinien rozwiązywać trochę inny problem niż zwykły program dla przedsiębiorcy. Nie wystarczy, że klient potrafi w nim szybko wystawić fakturę. Biuro potrzebuje dostępu do wielu firm, kontroli nad dokumentami, obsługi KSeF, możliwości pobierania kosztów i przede wszystkim sprawnego przeniesienia danych do programu księgowego.
Czytaj dalejFaktura została wystawiona w złotówkach, a klient po chwili informuje, że zgodnie z zamówieniem miało być 2500 euro. Albo odwrotnie: dokument wystawiono w EUR, choć kontrakt przewiduje rozliczenie w PLN. Jeżeli faktura jest jeszcze tylko roboczym dokumentem i nie została wystawiona, sprawa jest prosta – można poprawić walutę przed jej zatwierdzeniem. Po wystawieniu faktury nie powinno się jednak po prostu otwierać dokumentu, zmieniać PLN na EUR i zapisywać go ponownie pod tym samym numerem. Je
Czytaj dalejSprzedaż roślin przez internet wygląda podatkowo podobnie do sprzedaży innych towarów, ale ma kilka własnych pułapek. Najczęściej problemem nie jest samo wpisanie monstery czy sadzonki róży na fakturę. Trzeba prawidłowo ustalić stawkę VAT, rozróżnić klienta prywatnego od firmy, zdecydować, czy dokument trafia do KSeF, a przy sprzedaży wysyłkowej pamiętać również o przepisach dotyczących paszportów roślin.
Czytaj dalejEkspres do kawy w biurze nie jest dziś niczym niezwykłym. Korzystają z niego pracownicy, kawa pojawia się podczas spotkań z klientami, a w części firm urządzenie pracuje praktycznie przez cały dzień. Sam fakt wystawienia faktury na firmę nie oznacza jednak, że zakup automatycznie staje się kosztem podatkowym.
Czytaj dalejKlient kupił, usługa została wykonana albo zamówienie wyszło z magazynu. Faktura powstaje jednak dopiero wieczorem, następnego dnia, a czasem pod koniec tygodnia, gdy ktoś w firmie wreszcie znajduje chwilę na dokumenty. Przy kilku fakturach miesięcznie nie musi to być problem. Przy kilkudziesięciu czy kilkuset zaczyna nim być.
Czytaj dalejDrukarka laserowa kupiona do biura, gabinetu, sklepu czy warsztatu może być normalnym kosztem działalności. Sposób rozliczenia zależy jednak od jej ceny, prawa do odliczenia VAT i formy opodatkowania przedsiębiorcy. Inaczej zaksięgujemy urządzenie za 1 500 zł, a inaczej profesjonalną drukarkę za kilkanaście tysięcy.
Czytaj dalejOkreślenie „faktura OSS” jest wygodne i powszechnie używane w sklepach internetowych, ale z podatkowego punktu widzenia nie istnieje osobny rodzaj dokumentu o takiej nazwie. OSS, czyli One Stop Shop, jest procedurą rozliczania VAT od określonej sprzedaży dla konsumentów w innych państwach Unii Europejskiej.
Czytaj dalejTak. Przedsiębiorca nie musi prowadzić jednej numeracji faktur dla całej firmy. Może korzystać z kilku niezależnych serii – na przykład osobnej dla sklepu internetowego, sprzedaży stacjonarnej, konkretnego oddziału albo faktur korygujących.
Czytaj dalejEksport bazy produktów wydaje się prosty do momentu, gdy trzeba przenieść kilka tysięcy pozycji do nowego sklepu, programu magazynowego albo systemu fakturowego. Samo zapisanie tabeli do CSV nie wystarczy. Jeśli w bazie znajdują się powielone SKU, kody EAN zapisane raz jako liczba, raz jako tekst, różne nazwy tych samych kategorii albo ceny bez informacji, czy są netto czy brutto, problemy wyjdą dopiero podczas importu.
Czytaj dalejMagento 2, obecnie rozwijane jako Magento Open Source oraz Adobe Commerce, jest znacznie bardziej rozbudowaną platformą niż typowy sklep abonamentowy. Pozwala prowadzić duże katalogi produktów, wiele wersji językowych, kilka sklepów z jednej instalacji, sprzedaż B2B i skomplikowane procesy magazynowe. Z tego samego powodu integracja z zewnętrznym programem rzadko kończy się na kliknięciu jednego przycisku.
Czytaj dalejNajprostszy sposób planowania zakupów wygląda tak: produkt zaczyna się kończyć, więc zamawiamy kolejną partię. Problem w tym, że przy kilkuset albo kilku tysiącach indeksów taka metoda prowadzi na zmianę do dwóch sytuacji – któregoś towaru brakuje, a innego jest na magazynie zdecydowanie za dużo.
Czytaj dalejW hurtowni internetowej problemem rzadko jest samo policzenie, ile sztuk produktu leży na półce. Trudność zaczyna się wtedy, gdy ten sam towar jest jednocześnie wystawiony we własnym sklepie, na Allegro, w kilku marketplace’ach i dostępny dla klientów hurtowych zamawiających telefonicznie albo mailowo. Jeżeli magazyn nie jest spięty ze sprzedażą, wcześniej czy później pojawia się zamówienie na produkt, którego fizycznie już nie ma. Przy kilkudziesięciu indeksach można jeszcze ratować się arkusz
Czytaj dalejMagazyn online rozwiązuje bardzo konkretny problem: żeby sprawdzić, czy danego produktu jest jeszcze 6 czy 60 sztuk, nie trzeba być w biurze ani dzwonić do pracownika na magazynie. Aktualny stan można sprawdzić z komputera w domu, laptopa podczas wyjazdu albo telefonu.
Czytaj dalejKlient miał zapłacić 1 200 zł, ale przez pomyłkę przelał 12 000 zł albo po prostu wpłacił o kilkaset złotych za dużo? Taka sytuacja nie oznacza automatycznie, że trzeba wystawiać fakturę korygującą. Najpierw trzeba sprawdzić, czy błąd dotyczy wyłącznie płatności, czy także samej faktury. Od tego zależy, czy nadpłatę należy zwrócić, zaliczyć na poczet kolejnej należności, potraktować jako zaliczkę oraz jak ująć ją w księgowości i VAT. Warto zrobić to od razu.
Czytaj dalejIntegracja z PayU pozwala połączyć sklep internetowy, system sprzedażowy lub aplikację z bramką płatniczą, dzięki czemu klient może szybko zapłacić za zamówienie, fakturę albo usługę. W praktyce system przekazuje do PayU dane transakcji, klient wybiera metodę płatności, a po jej zakończeniu PayU odsyła informację o statusie. Dobrze wdrożona integracja automatyzuje księgowanie wpłat, zmianę statusów zamówień i dalszą obsługę klienta bez ręcznego sprawdzania przelewów.
Czytaj dalejDokumentacja firmowa szybko wymyka się spod kontroli, gdy umowy są w e-mailach, faktury na kilku dyskach, a procedury mają po kilka różnych wersji. Przejrzysty system dokumentów nie wymaga jednak skomplikowanego oprogramowania. Wystarczą jasne zasady nazewnictwa, podział na kategorie, uprawnienia, wersjonowanie, regularne kopie zapasowe i określenie, kto odpowiada za każdy rodzaj dokumentu. Pokazujemy, jak zbudować taki system krok po kroku i uniknąć chaosu.
Czytaj dalejAutomatyczne przypomnienia o płatnościach pozwalają reagować na zaległości bez codziennego sprawdzania terminów i ręcznego pisania wiadomości do klientów. Dobrze ustawiony system może wysłać uprzejme przypomnienie przed terminem, ponowić je po kilku dniach i zatrzymać kolejne wiadomości po zaksięgowaniu wpłaty. To oszczędza czas, poprawia regularność działań i pomaga szybciej odzyskiwać należności. Wyjaśniamy, kiedy automatyzacja ma sens i jak wdrożyć ją bez irytowania klientów.
Czytaj dalejStatus faktury w KSeF pokazuje, na jakim etapie znajduje się dokument po wysłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur. Sam komunikat „wysłano” nie zawsze oznacza jeszcze, że faktura została skutecznie wystawiona. Kluczowe jest jej przyjęcie przez KSeF, nadanie numeru KSeF i możliwość pobrania UPO. Wyjaśniamy, co oznaczają najczęstsze statusy, kiedy trzeba poczekać, a kiedy poprawić dokument i wysłać go ponownie. To ważne także dla prawidłowego obiegu dokumentów w firmie.
Czytaj dalejWooCommerce może obsłużyć sklep z katalogiem liczącym 100 tysięcy produktów, ale sama liczba produktów nie przesądza o wydajności. Znacznie ważniejsze są hosting, baza danych, sposób filtrowania, liczba wariantów, integracje, cache oraz jakość motywu i wtyczek. Przy takiej skali źle zbudowany sklep może działać bardzo wolno, a dobrze zoptymalizowany – sprawnie obsługiwać klientów i zamówienia. Sprawdzamy, kiedy WooCommerce ma sens przy 100 tys. produktów i jak go przygotować.
Czytaj dalejSztuczna inteligencja w e-commerce nie musi oznaczać skomplikowanego wdrożenia ani wymiany całego systemu sklepu. Największe oszczędności czasu często zaczynają się od prostych zadań: opisów produktów, obsługi pytań klientów, analizy opinii, tworzenia reklam czy kontroli stanów magazynowych. W tym artykule znajdziesz 25 konkretnych sposobów wykorzystania AI w sklepie internetowym oraz wskazówki, które procesy warto automatyzować najpierw i gdzie nadal potrzebna jest kontrola człowieka.
Czytaj dalejTak, polski przedsiębiorca może wystawić fakturę na osobę prywatną mieszkającą za granicą – zarówno w innym kraju UE, jak i poza Unią. Brak NIP-u czy numeru VAT klienta nie blokuje wystawienia dokumentu. Trzeba jednak prawidłowo ustalić dane nabywcy, walutę oraz przede wszystkim miejsce opodatkowania i właściwą stawkę VAT. W praktyce inne zasady mogą dotyczyć sprzedaży towarów, usług i sprzedaży internetowej rozliczanej przez OSS. Dlatego liczy się rodzaj transakcji.
Czytaj dalejCyfryzacja firmy nie musi oznaczać wdrożenia kosztownego systemu ERP, zatrudnienia zespołu programistów ani wielomiesięcznego projektu. W małej i średniej firmie największe efekty często daje uporządkowanie kilku podstawowych procesów: dokumentów, faktur, płatności, klientów, magazynu i komunikacji. Wiele z nich można przenieść do chmury niewielkim kosztem, a część narzędzi wdrażać stopniowo. Kluczowe jest nie to, ile firma wyda, ale czy technologia rozwiązuje konkretny problem.
Czytaj dalejPrzechowywanie dokumentów w chmurze jest wygodne, ale nie oznacza, że firma posiada bezpieczną kopię zapasową. Awaria konta, przypadkowe usunięcie plików, ransomware albo przejęcie dostępu może pozbawić przedsiębiorstwo również danych dostępnych online. Dlatego w wielu firmach warto utrzymywać dodatkową kopię offline – odłączoną od komputerów i sieci. Nie powinna jednak zastępować backupu w chmurze, lecz być kolejną warstwą ochrony najważniejszych dokumentów.
Czytaj dalej