Poradniki o fakturach, KSeF, VAT, JPK, magazynie, księgowości i prowadzeniu firmy. Praktyczna wiedza dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych.
Faktura za projekt wnętrza może dotyczyć jednej kompletnej usługi, kilku etapów projektu albo zaliczki pobranej jeszcze przed rozpoczęciem pracy. W większych realizacjach dochodzą konsultacje, wizualizacje, dokumentacja wykonawcza, nadzór autorski czy dobór wyposażenia.
Czytaj dalejFirma może przez długi czas działać na Excelu, mailach, komunikatorze i kilku prostych programach. Nie ma w tym nic złego. Problem zaczyna się wtedy, gdy liczba klientów, pracowników albo zamówień rośnie, a sposób pracy pozostaje taki sam.
Czytaj dalejW prostym sklepie zamówienie wygląda tak: klient kupuje produkt, płaci, magazyn wysyła paczkę, powstaje faktura i temat jest zamknięty. W wielu firmach rzeczywistość jest bardziej skomplikowana.
Czytaj dalejTak, błędną walutę na fakturze można poprawić. Jeżeli dokument został już wystawiony, nie powinno się jednak po prostu otworzyć go w programie, zmienić PLN na EUR i ponownie zapisać pod tym samym numerem.
Czytaj dalejWłasny sklep, Allegro, Amazon, eBay i kolejny marketplace mogą zwiększać sprzedaż, ale każde nowe źródło zamówień dokłada też miejsce, w którym może pojawić się błąd.
Czytaj dalejProfesjonalny zestaw do wideokonferencji potrafi kosztować kilka, kilkanaście, a w większej sali nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. W jednej fakturze mogą znaleźć się kamera, mikrofony, głośniki, ekran, panel sterujący, jednostka obliczeniowa, uchwyty oraz usługa montażu.
Czytaj dalejIntegracja z InPost pozwala przygotować przesyłkę bez przepisywania danych zamówienia do osobnego panelu przewoźnika. Klient składa zamówienie w sklepie, wybiera Paczkomat lub dostawę kurierską, a później te same dane są wykorzystywane do utworzenia przesyłki, wygenerowania etykiety i śledzenia paczki.
Czytaj dalejSprzedaż jednocześnie na Allegro, Amazonie i eBayu nie jest trudna dlatego, że trzeba wystawić ten sam produkt w trzech miejscach. Problem zaczyna się później. Na Allegro klient kupuje ostatnią sztukę produktu, ale oferta na Amazonie nadal pokazuje go jako dostępny. Cena zostaje zmieniona w jednym kanale, a na dwóch pozostałych pozostaje stara. Zamówienia trzeba sprawdzać w kilku panelach, a numery przesyłek wpisywać osobno na każdej platformie.
Czytaj dalejFirma może wystawiać kilka tysięcy faktur miesięcznie i jednocześnie mieć bardzo słabą wiedzę o tym, na czym właściwie zarabia. W systemie widzi 800 000 zł sprzedaży, ale żeby odpowiedzieć na prostsze pytania – ile pochodzi z abonamentów, ile z usług wdrożeniowych, ile od nowych klientów, a ile ze sprzedaży internetowej – ktoś musi wyeksportować dane do Excela i ręcznie je uporządkować.
Czytaj dalejFaktura dla klienta z Chin nie jest szczególnie skomplikowana, ale trzeba najpierw ustalić, co właściwie sprzedajemy. Inaczej wygląda faktura za usługę świadczoną chińskiej firmie, a inaczej sprzedaż towaru wysyłanego z Polski do Szanghaju czy Pekinu. Chiny znajdują się poza Unią Europejską. Nie stosujemy więc zasad VAT UE, nie sprawdzamy kontrahenta w VIES i nie mamy do czynienia z WDT.
Czytaj dalejSerwer NAS Synology kupiony do firmy może być zwykłym kosztem albo środkiem trwałym podlegającym amortyzacji. Nie decyduje o tym marka ani fakt, że urządzenie nazywamy „serwerem”. Najważniejsze są jego wartość, przewidywany okres użytkowania oraz to, czy kupujemy gotowy zestaw, czy składamy go z obudowy, dysków i dodatkowych podzespołów.
Czytaj dalejSklep z oświetleniem rzadko potrzebuje programu wyłącznie do wpisania danych klienta, dodania kilku pozycji i wygenerowania PDF. Przy kilkuset modelach lamp, wielu wariantach, sprzedaży stacjonarnej i internetowej oraz zamówieniach dla firm szybko okazuje się, że faktura jest tylko końcem znacznie dłuższego procesu.
Czytaj dalejKSeF porządkuje obieg faktur, ale nie oznacza, że system sprawdzi dokument za przedsiębiorcę. To jedno z najczęstszych nieporozumień. Faktura może przejść przez KSeF poprawnie pod względem technicznym, dostać numer KSeF i jednocześnie zawierać błędną cenę, niewłaściwą kwotę VAT albo dane złego kontrahenta. System sprawdza przede wszystkim zgodność przesłanego dokumentu z wymaganą strukturą. Nie pełni roli księgowego kontrolującego sens każdej pozycji.
Czytaj dalejPrzy ręcznym księgowaniu faktury pracownik otwiera PDF, odczytuje dane sprzedawcy, numer dokumentu, daty, kwoty, VAT i termin płatności, a następnie przepisuje wszystko do programu. Przy kilku dokumentach dziennie nie jest to dużym problemem. Przy kilkuset zaczyna pochłaniać sporą część pracy księgowości.
Czytaj dalejSprzedaż odzieży roboczej do firm wygląda prosto, dopóki klient zamawia 20 takich samych koszulek. Przy większych kontraktach zaczynają się rozmiary, różne stanowiska, kilka lokalizacji firmy, indywidualne ceny, nadruki z logo, limity dla pracowników i regularne domówienia pojedynczych sztuk.
Czytaj dalejMalta należy do Unii Europejskiej, dlatego faktura dla maltańskiego klienta jest rozliczana inaczej niż sprzedaż do Wielkiej Brytanii, USA czy Malezji. W wielu przypadkach potrzebny będzie numer VAT UE kontrahenta, a transakcję trzeba będzie również wykazać w informacji VAT-UE.
Czytaj dalejAbonament może dotyczyć programu SaaS, hostingu, opieki informatycznej, dostępu do platformy, obsługi marketingowej, serwisu czy wielu innych usług. Z punktu widzenia faktury najważniejsze nie jest jednak słowo „abonament”, lecz sposób rozliczenia zapisany w umowie.
Czytaj dalejFaktura dla klienta z Malezji nie jest fakturą unijną. Malezja znajduje się poza Unią Europejską, więc nie stosuje się tutaj zasad WDT ani numeru VAT UE. Najważniejsze jest ustalenie dwóch rzeczy: czy klient jest firmą czy osobą prywatną oraz czy sprzedajesz mu towar, czy usługę.
Czytaj dalejMagazyn telefonów, laptopów, urządzeń sieciowych czy elektroniki użytkowej działa trochę inaczej niż magazyn zwykłych produktów. Nie wystarczy wiedzieć, że na stanie znajduje się 15 sztuk konkretnego modelu telefonu. Trzeba jeszcze wiedzieć, które dokładnie 15 egzemplarzy znajduje się w magazynie.
Czytaj dalejEfektywny magazyn to nie ten, w którym pracownicy cały czas są zajęci. Liczy się to, ile poprawnie zrealizowanych operacji magazyn wykonuje w określonym czasie i jakim kosztem.
Czytaj dalejSystem WMS przez lata kojarzył się z dużym centrum logistycznym, setkami pracowników i kilometrami regałów. Dzisiaj to podejście jest już nieaktualne. Z WMS może korzystać również niewielka firma prowadząca magazyn obsługiwany przez kilka osób.
Czytaj dalejStan magazynu mówi, ile towaru firma ma dzisiaj. Historia dokumentów magazynowych odpowiada na znacznie trudniejsze pytanie: **dlaczego właśnie tyle?** Jeżeli system pokazuje 87 sztuk produktu, powinno dać się odtworzyć drogę, która doprowadziła do tej wartości: przyjęcie dostawy, sprzedaż, zwrot klienta, przesunięcie pomiędzy magazynami, rozchód wewnętrzny, korektę albo inwentaryzację.
Czytaj dalejFirma A ma zapłacić firmie B 12 000 zł za zakup towaru. Jednocześnie firma B jest winna firmie A 8 000 zł za wykonaną usługę. Obie firmy mogłyby wykonać dwa przelewy: jedna na 12 000 zł, druga na 8 000 zł. Mogą jednak rozliczyć wzajemne zobowiązania inaczej. Po kompensacie 8 000 zł wzajemnych należności przestaje istnieć, a firma A dopłaca firmie B tylko pozostałe 4 000 zł.
Czytaj dalejSklep internetowy ma na magazynie ostatnie trzy sztuki produktu. Rano jedna sprzedaje się przez stronę Shopify, a godzinę później klient kupuje drugą w sklepie stacjonarnym. Jeżeli oba kanały działają niezależnie, pracownik może nadal widzieć trzy sztuki w kasie albo sklep internetowy może pozwolić na sprzedaż produktu, którego fizycznie już nie ma.
Czytaj dalej