Poradniki o fakturach, KSeF, VAT, JPK, magazynie, księgowości i prowadzeniu firmy. Praktyczna wiedza dla przedsiębiorców oraz biur rachunkowych.
Klient podaje prawidłowy NIP i adres, ale zamiast pełnej nazwy firmy wpisuje jej skróconą wersję. Innym razem robi literówkę, używa starej nazwy albo podaje nazwę handlową, pod którą firma jest znana klientom.
Czytaj dalejTak. Do wystawienia faktury nie jest potrzebny adres e-mail klienta. Nie należy on do obowiązkowych danych nabywcy i brak tego adresu nie powoduje, że faktura jest nieprawidłowa.
Czytaj dalejPracownik otrzymuje zamówienie e-mailem. Kopiuje dane klienta do jednego programu, numer zamówienia do drugiego, zapisuje załącznik na dysku, wystawia dokument i wysyła wiadomość do kolejnej osoby. Całość zajmuje pięć minut.
Czytaj dalejFirma analizuje proces obsługi zamówień, łączy sklep z CRM-em, tworzy automatyczne powiadomienia, integruje system księgowy albo buduje przepływy w Make, n8n czy Zapier. Jak opisać taką usługę na fakturze?
Czytaj dalejUmowa trafia do dostawcy e-mailem. Dostawca ją drukuje, podpisuje, skanuje i odsyła. Ktoś po stronie firmy zapisuje PDF w odpowiednim folderze, a papierowy oryginał być może jeszcze przez kilka dni jedzie pocztą.
Czytaj dalejAutomatyzacja działa dobrze wtedy, gdy pracownicy wiedzą nie tylko, co zrobi za nich system, ale również co mają zrobić, kiedy system czegoś nie zrobi.
Czytaj dalejKancelaria prawna zwykle nie potrzebuje magazynu, obsługi tysięcy zamówień ani integracji z marketplace. Za to szybko doceni automatyczne faktury za stałą obsługę prawną, rozliczenia w różnych walutach, kontrolę płatności, dostęp dla kilku osób oraz sprawne przekazywanie dokumentów do księgowości.
Czytaj dalejFirma zatrudnia trzech handlowców. Pierwszy sprzedał w miesiącu za 180 tys., drugi za 140 tys., a trzeci za 90 tys. Na pierwszy rzut oka wynik jest oczywisty. Pierwszy jest najlepszy.
Czytaj dalejSklep ma 12 sztuk produktu. Ten sam towar jest wystawiony na Allegro. Klient kupuje dwie sztuki w sklepie internetowym, więc na Allegro powinno zostać 10. Chwilę później ktoś kupuje jedną sztukę na Allegro i stan w PrestaShop powinien spaść do 9.
Czytaj dalejMikrofon bezprzewodowy może być normalnym kosztem działalności. Dotyczy to nie tylko studia nagraniowego czy firmy produkującej filmy. Sprzętu używają również trenerzy, twórcy internetowi, fotografowie, agencje marketingowe, firmy prowadzące webinary, szkolenia i transmisje.
Czytaj dalejTak. Faktura nie wymaga podpisu klienta, aby była prawidłowym dokumentem księgowym. Nie musi jej również podpisywać sprzedawca. Dotyczy to zarówno faktur wystawianych w formie papierowej, jak i elektronicznej. W praktyce można więc wystawić fakturę w programie, przekazać ją kontrahentowi albo wysłać do KSeF bez drukowania dokumentu i zbierania podpisów.
Czytaj dalejKlient zamawia usługę albo towar, podaje dane do faktury, a dopiero po jej wystawieniu zauważa, że w adresie zamiast „Katowice” wpisał „Katowcie”. Albo podany kod pocztowy jest prawidłowy, ulica również, ale jako miejscowość wskazano sąsiednie miasto.
Czytaj dalejSprzedaż przez EmpikPlace pod względem księgowym nie różni się aż tak bardzo od sprzedaży we własnym sklepie internetowym. Różnica polega głównie na przepływie pieniędzy. Klient kupuje produkt na empik.com, płatność może przejść przez Przelewy24, Empik potrąca swoje należności, a sprzedawca otrzymuje pozostałą kwotę.
Czytaj dalejIntegracja z ING Bankiem Śląskim pozwala połączyć bankowość firmową z programem księgowym lub systemem ERP. W praktyce oznacza to, że część operacji wykonywanych dotąd ręcznie w bankowości internetowej może zostać obsłużona bezpośrednio z poziomu programu finansowo-księgowego.
Czytaj dalejFaktura za szkolenie stacjonarne wygląda podobnie jak faktura za większość usług. Problem zaczyna się zwykle przy wyborze stawki VAT. Sam fakt, że przedsiębiorca prowadzi szkolenie, nie oznacza jeszcze, że usługa jest zwolniona z podatku. Z drugiej strony część szkoleń rzeczywiście może korzystać ze zwolnienia.
Czytaj dalejFirma handlowo-usługowa ma trochę inne potrzeby niż działalność, która wyłącznie świadczy usługi. Jednego dnia wystawia fakturę za montaż lub serwis, drugiego sprzedaje klientowi części albo gotowy produkt, a przy większej skali musi jeszcze kontrolować zakupy i stan magazynu.
Czytaj dalejSklep zoologiczny może wystawiać stosunkowo niewiele faktur, a jednocześnie potrzebować znacznie bardziej rozbudowanego programu niż firma usługowa wystawiająca ich kilkaset miesięcznie.
Czytaj dalejZakup sadzonek albo nasion może być zwykłym kosztem firmy, towarem przeznaczonym do dalszej sprzedaży albo materiałem wykorzystywanym przy wykonywaniu usługi. Wszystko zależy od tego, co przedsiębiorca zamierza z nimi zrobić.
Czytaj dalejTak, szczególnie w sklepie internetowym. Zwroty należą do procesów, które bardzo szybko zaczynają zabierać nieproporcjonalnie dużo czasu. Klient pisze maila. Pracownik wyszukuje zamówienie. Sprawdza datę zakupu. Wysyła instrukcję. Klient odsyła paczkę. Magazyn musi ustalić, czego dotyczy zwrot. Ktoś sprawdza stan produktu. Następnie trzeba zdecydować, czy towar wraca do sprzedaży, wystawić korektę, zlecić zwrot pieniędzy i poinformować klienta.
Czytaj dalejJeszcze kilka lat temu dobry program do faktur miał przede wszystkim szybko wystawić PDF, zapamiętać kontrahenta i policzyć VAT. W 2026 roku to zdecydowanie za mało. KSeF zmienił sposób obiegu faktur, sklepy internetowe coraz częściej wystawiają dokumenty automatycznie, przedsiębiorcy chcą pobierać koszty bez przepisywania danych, a nawet niewielka firma może sprzedawać jednocześnie przez własną stronę, Allegro i kilka innych kanałów.
Czytaj dalejMiro na fakturze może wyglądać jak zakup zagranicznej licencji na oprogramowanie, ale podatkowo trafniej jest zwykle potraktować je jako abonament za dostęp do usługi SaaS. Firma nie kupuje programu na własność. Nie dostaje kodu źródłowego ani prawa do dalszego sprzedawania oprogramowania. Płaci za możliwość korzystania z Miro przez określony czas i dla określonej liczby użytkowników.
Czytaj dalejBaza produktów w programie do faktur często zaczyna się niewinnie. Firma zapisuje kilka najczęściej sprzedawanych usług albo towarów, żeby nie wpisywać ich za każdym razem od początku.
Czytaj dalejW firmie usługowej najcenniejszą informacją nie zawsze jest adres klienta czy numer telefonu. Dużo ważniejsze bywa to, że trzy miesiące temu poprosił o ofertę, tydzień później dostał wycenę, uznał ją za zbyt wysoką, ale zapowiedział powrót do rozmowy po wakacjach.
Czytaj dalejDobry system do zarządzania dokumentami nie powinien być po prostu bardziej rozbudowaną wersją dysku sieciowego. Jeżeli po wdrożeniu pracownicy nadal muszą pamiętać, że umowy znajdują się w folderze „Klienci”, faktury w „Księgowość”, a aktualna wersja regulaminu ma w nazwie dopisek „FINAL_3”, firma tak naprawdę zmieniła tylko miejsce przechowywania plików.
Czytaj dalej